Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement

In overeenstemming met artikel 9 van de statuten, heeft het bestuur van de Stichting Limburg Film Festival op 17 juli 2020 dit huishoudelijk reglement vastgesteld.

Algemene bepalingen

Artikel 1

  1. In dit reglement wordt verstaan onder de stichting: Stichting Limburg Film Festival, statutaire zetel gemeente Venlo, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, KvK-nummer 77184483.
  2. De statuten: de statuten van de Stichting Limburg Film Festival, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 30 januari 2020 bij notaris mr. M.A.M. Grubben te Venlo.
  3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de statuten.

 

Beleid

Artikel 2

  1. Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan Stichting LFF. Jaarlijks beoordeelt het bestuur of het beleidsplan moet worden geactualiseerd. Het beleidsplan wordt gepubliceerd op de website van de stichting.
  2. De principes van de Governance Code Cultuur zijn verankerd in het beleidsplan en het huishoudelijk reglement van de stichting.
  3. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In een aparte notitie is het bestuursbeleid AVG vastgelegd. De beleidsnotitie AVG wordt gepubliceerd op de website van de stichting.

 

Het bestuur

Artikel 3

Het bestuur:

  1. Bestuurt de stichting en neemt bestuursbesluiten.
  2. Bestaat uit minimaal 3 personen en maximaal 7 personen.
  3. Benoemt bestuurders. De benoeming is voor onbepaalde tijd.
  4. Nieuwe kandidaat bestuursleden worden na beoordeling van de voorzitter benoemd bij acclamatie of na een schriftelijke stemming bij een gewone meerderheid.
  5. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
  6. Kan voor bepaalde tijd projectgroepen in het leven roepen. Een projectgroep wordt ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
  7. Het bestuur realiseert haar maatschappelijke doelstelling op een duurzame en bedrijfsmatig verantwoorde wijze en waarborgt de artistieke integriteit.
  8. Kan besluiten het huishoudelijk reglement te wijzigen. Wijzigingen worden in een voltallige bestuursvergadering van de stichting behandeld.

De voorzitter:

  1. Heeft de algemene leiding van de stichting.
  2. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe.
  3. Geeft leiding aan het bestuur.
  4. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
  5. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
  6. Leidt de bestuursvergaderingen.
  7. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.
  8. Stelt jaarlijks in goed overleg met de secretaris en de penningmeester een beleidsplan op in samenhang met de begroting. Het beleidsplan wordt door het bestuur vastgesteld.
  9. Coördineert en stuurt activiteiten.
  10. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt te zin.

De penningmeester:

  1. Voert de financiële administratie op een zorgvuldige en transparante wijze.
  2. Stelt financiële overzichten op.
  3. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
  4. Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie wordt gevoerd en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650 Fondsenwervende organisaties.
  5. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen.
  6. Begroot inkomsten en uitgaven. Voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit. Het bestuur stelt de begroting vast.
  7. Beslist zelfstandig over uitgaven tot € 5.000,-.
  8. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.

De secretaris:

  1. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal wordt vermeld: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden, de verleende volmachten en de genomen besluiten.
  2. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
  3. Behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
  4. Archiveert alle relevante documenten.
  5. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
  6. In het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd hoe de principes van de Governance Code Cultuur zijn verankerd.

 

Bestuursbesluiten

Artikel 4

Het bestuur:

  1. Neemt met minimaal twee bestuursleden, waarvan ten minste 1 moet zijn de voorzitter, de secretaris of de penningmeester, besluiten die geen uitstel kunnen hebben en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten. Bestuursleden die het besluit hebben genomen, zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad-hoc-besluiten op een bestuursvergadering zijn bekrachtigd.
  2. Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering.
  3. Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen van de aanwezige bestuursleden tot stemming, dan is het voorstel aangenomen.
  4. Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn of een volmacht hebben verstrekt.
  5. Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van 1 stem.
  6. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
  7. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien ten minste tweederde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

 

Frequentie vergaderingen

Artikel 5

  1. Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
  2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  3. Indien een vergadering niet volgens de bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
  4. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

 

Agenda vergaderingen

Artikel 6

  1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op.
  2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering naar de bestuursleden.
  3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.

 

Notulen vergaderingen

Artikel 7

  1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
  2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

 

Inbreng tijdens vergadering

Artikel 8

  1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
  2. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
  3. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een schriftelijk verleende volmacht. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht. Een bestuurder kan niet meer dan 1 medebestuurder in de vergadering vertegenwoordigen.

 

Donaties

Artikel 9

  1. Donaties worden gestort op de bankrekening van de stichting.
  2. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
  3. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich. Het dient beperkt te blijven tot wat nodig is voor de continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.

 

Declaraties

Artikel 10

  1. Bestuursleden zijn gerechtigd om aantoonbaar gemaakte kosten te declareren.
  2. Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op een andere wijze voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
  3. Voor declaraties wordt het standaardformulier ‘declaratie’ gebruikt.

 

Royement

Artikel 11

  1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden als de bestuurder door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.

 

Slotbepalingen

Artikel 12

  1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
  2. De stichting is een organisatie met een ANBI-status. Gegevens worden gepubliceerd op basis van de Uitvoeringsregeling Algemene Wet Rijksbelastingen 1994.